Comment bien construire un budget

Pourquoi faire un budget ?

Un exercice budgétaire est un processus structurant au sein d’une entreprise.

Pour le dirigeant, c’est une occasion de prendre du recul, de fixer un cap en ligne avec la stratégie décidée. Les opérationnels l’utiliseront pour se fixer des objectifs ambitieux mais réalistes et obtenir les moyens nécessaires pour les atteindre.

Une fois établi, il sera utilisé comme référentiel :

• pour le pilotage de l’entreprise, à travers l’analyse des écarts ;
• pour fixer des objectifs individuels ou collectifs ;
• pour la délégation des engagements ;
• pour la construction d’un Business Plan ;
• pour l’établissement des coûts standards ;

Les étapes de la construction budgétaire

Pour être pertinent et utile, le budget doit faire la synthèse entre réflexions stratégiques et réalités opérationnelles qui pourrait être schématisée de la manière suivante :

Ces différentes étapes doivent faire émerger des questions essentielles auxquelles il conviendra de répondre à travers : 

• le SWOT marché ;

• un benckmarking avec les principaux concurrents ;

• une analyse de l’offre produits :  extension ou rationalisation, différenciation ou standardisation ;
• une possible optimisation du système de distribution ;

• le calibrage de la Recherche & Développement ;
• les initiatives de croissance interne et/ou externe ;
• la gouvernance : maintien ou évolution ;
• …

Arrive ensuite la phase de construction du budget elle-même, qui se décompose en 2 étapes principales :

1. L’élaboration : fort des réponses obtenues lors de la phase de réflexion, il s’agit là de poser les fondations et de figer les grandes hypothèses à partir du scenario retenu.
2. La construction : il est conseillé de la décomposer en différents modules :

• Budgets opérationnels : budget commercial, de production, d’approvisionnement, de moyens logistiques, …
• Budget de structure : frais généraux commerciaux, de production, administratifs, de R&D
• Budget d’investissement : capex de production, de système d’information, acquisitions potentielles, …
• Budget de trésorerie : identification du Besoin en Fonds de Roulement (BFR), de financements, prise en compte d’aides ou subventions, …

Quelques conseils pour bien construire un budget

La méthode

Il n’y a pas de règle universelle permettant de s’assurer qu’un budget sera bien construit. Le processus de construction varie d’une entreprise à une autre, pour des raisons de taille, d’activité voire de culture interne.

En revanche, il est important qu’un responsable du budget soit désigné. Ce responsable ne travaillera pas en vase clos, mais au contraire, animera une équipe composée des divers responsables en charge de leur propre module budgétaire. Il sera l’architecte final qui imbriquera ces différents modules entre eux. Il s’assurera de la fiabilité du budget global ainsi obtenu et de sa finalisation dans le calendrier prévu. Dans la plupart des cas, il s’agit du responsable financier de la structure (DAF, RAF ou Contrôleur) qui a le plus souvent une vue transverse de l’activité, de l’organisation et les compétences nécessaires pour retranscrire le budget final en un compte de résultat, un bilan simplifié et un tableau de flux de trésorerie (TFT).

Les outils

La feuille Excel est l’outil le plus répandu. Ses gros avantages sont la souplesse, sa capacité à traiter beaucoup d’informations, sa facilité d’utilisation. En revanche le fichier doit être manipulé avec beaucoup de rigueur et de discipline car il n’a – comme garde-fous – que ceux que son créateur et utilisateurs auront bien voulu prévoir.

Dans sa construction, voici les catégories qu’il nous semble indispensables d’intégrer :

• Année précédente (N-1)
• Année en cours en cumulé (N)
• Extrapolation de l’année en cours sur 12 mois (N)
• Budget (N+1)
• Une colonne de commentaire (hypothèses, remarques ou observations)

Il existe aussi un certain nombre d’outils sur le marché dédiés aux prévisions, budgets et plans (Board, The BusinessPlan Shop, Gryzzly, Workday, etc…).  Ils sont simples à mettre en œuvre et peuvent être une bonne alternative au fichier Excel pour plus de robustesse et d’intégrité des données.

Pour aller plus loin

L’écueil principal d’un budget réside très souvent dans le temps nécessaire à sa construction et à l’énergie mobilisée. Les paramètres économiques changent si vite aujourd’hui qu’un processus budgétaire, s’il n’est pas agile, efficace et rapide, peut déboucher sur un résultat qui peut être obsolète dès sa finalisation, le rendant donc inexploitable.

Pour éviter cet écueil, une pratique s’est progressivement généralisée ces dernières années au sein des entreprises les plus agiles. Elle repose sur une idée assez simple et s’appuie sur la technique de la prévision roulante, qui est une pratique complémentaire à celle de la construction budgétaire. Entre chaque exercice budgétaire, une entreprise procède souvent à des prévisions de fin d’exercice. Sur la base d’un premier trimestre réalisé, elle va vouloir projeter son atterrissage de fin d’année. Puis en faire de même à la fin de son deuxième trimestre et enfin de son troisième.

Afin de ne pas allouer toutes ses ressources financières et managériales à ces exercices, le processus d’élaboration de ces prévisions roulantes doit rester le plus simple possible et se focaliser sur la projection des quelques indicateurs clés qui permettront de prévoir le résultat de l’année le plus finement possible. La vertu de l’exercice réside aussi dans sa fréquence de réalisation puisque l’expérience accumulée au fil des trimestres rend ces prévisions à la fois plus précises et plus faciles à établir à chaque fois.

Par extrapolation, l’idée d’étendre la période de projection au-delà du simple cadre de l’exercice comptable en cours et jusqu’à 18 mois roulants a germé. Elle permet ainsi de faire l’économie, tous les ans, d’un exercice budgétaire souvent lourd, fastidieux et mobilisant une part importante de l’organisation globale de l’entreprise.

En effet, l’entreprise peut disposer, à tout moment de l’année, d’une re-prévision actualisée sur un horizon de 18 mois roulants et dont la précision s’est améliorée au fil des trimestres.