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Quel est le rôle d’un office manager ?

Lecture: 5min – Le 11 mars 2022

Vous avez déjà entendu parler de l’office management mais ne savez pas quelles missions recouvrent cette fonction ? Cet article est fait pour vous !
Contrairement à certaines idées reçues, le rôle de l’office manager n’a rien à voir avec l’assistanat comme la gestion d’un agenda, l’accueil de visiteurs ou encore la prise de rendez-vous. Il s’agit d’un rôle généraliste, véritable tour de contrôle de l’entreprise. C’est un acteur qui s’assure que tout « tourne », et de manière optimisée.


Dans cet article, nous vous proposons un tour d’horizon des principales missions de l’office manager…

 

 

1. L’office manager, véritable pilote de l’administratif finance et RH

 

Dans la gestion d’une entreprise, certaines tâches revêtent un rôle déterminant comme la tenue des comptes. Or on ne le sait pas toujours mais l’office manager peut endosser un rôle très complet : traitement des pièces comptables, suivi de la facturation, gestion des paiements, suivi des clients et des fournisseurs, ou encore relation avec l’expert-comptable…

Dans les entreprises qui n’ont pas de directeur comptable ou directeur financier, c’est d’ailleurs l’office manager qui pilote seul la comptabilité de l’entreprise au quotidien ! C’est également à lui (elle) qu’incombent le suivi budgétaire et la mise en place de tableaux de bord de pilotage. On est alors bien loin de l’assistanat, car ce dernier se positionne alors en véritable bras droit du dirigeant.

Dans les entreprises ayant déjà un directeur financier (souvent à temps partagé d’ailleurs), l’office manager agit en relais opérationnel sur tous les sujets administratifs de l’entreprise.

Autre sujet : l’administratif RH, autrement appelé gestion sociale : le bon suivi des dossiers collaborateurs est clé dans la structuration d’une organisation. En optimisant la gestion et le suivi des collaborateurs, votre office manager peut grandement fluidifier le pilotage de vos Ressources Humaines.

Ici encore, en l’absence de direction des Ressources Humaines c’est à lui (elle) qu’il revient de gérer les recrutements, intégrations et départs des collaborateurs.

Enfin, certains sujets spécifiques nécessitent un suivi administratif pointu : le financement de l’innovation comme le Crédit Impôt Recherches par exemple, ou encore le suivi de la conformité RGPD. Là encore, vous pouvez compter sur votre « OM » pour mettre sous contrôle ces sujets.

 

 

2. Seconde mission de l’office manager : la gestion quotidienne de l’entreprise

 

Votre office manager est bien souvent la première personne que l’on rencontre dans votre entreprise ! Elle est également celle vers qui se tournent naturellement vos collaborateurs pour leurs demandes quotidiennes : renseignements administratifs, aide à la recherche de prestataires, etc.

Au plus proche des équipes et du dirigeant, c’est donc naturellement que l’office manager est le point d’entrée de la plupart des sujets qui permettent de « faire tourner » l’entreprise au quotidien.

 

En particulier, nombreux sont les sujets qui nécessitent des démarches administratives ou une gestion particulière : lien avec les administrations, gestion des assurances, sécurité, informatique, formation, mais aussi gestion des achats, services généraux de l’entreprise etc. De par son rôle central, c’est bien souvent l’office manager qui se retrouve le mieux placé pour centraliser tous ces sujets, et les piloter avec la plus grande efficacité. En bref, il (ou elle) agit en véritable tour de contrôle de l’entreprise pour sa gestion quotidienne !

 

Si vous n’avez pas encore d’office manager, peut-être réalisez-vous alors la longue liste des sujets que vous pilotez vous-mêmes au quotidien, avec des résultats… discutables. Pensez au gain de temps et d’efficacité que vous pourriez obtenir avec une personne dédiée !

 

Office manager

 

3. Le rôle de l’office manager dans la structuration des process et des outils

 

Votre entreprise a besoin de gagner en structuration administrative mais vous ne savez pas forcément par où commencer ?

En ce domaine l’apport de l’office management peut être déterminant : à condition d’être expérimenté, un office manager peut vous conseiller dans le choix des outils les plus adaptés à votre organisation, puis piloter leur mise en œuvre.

Par exemple, votre office manager pourra mettre en place des process et outils administratifs tels que le pilotage des dépenses et notes de frais. Il pourra également structurer l’ensemble de vos achats : analyse des besoins de l’entreprise, recherche et sélection de fournisseurs, mise en place de process achats et d’outil de pilotage.

Pour aller encore plus loin, l’office manager pourra accompagner vos ressources humaines dans l’amélioration de l’expérience collaborateur ou encore la mise en place d’un SIRH.

Vous pouvez encore améliorer votre pilotage opérationnel : suivi des tâches, tracking des temps, ou encore le pilotage commercial grâce à la mise en place d’un CRM.

Enfin, parce que le propre de l’office manager est justement de bénéficier d’une vision globale de votre organisation, il pourra vous accompagner dans l’identification des indicateurs-clés de votre activité et leur pilotage grâce à des tableaux de bord pertinents, véritables outils d’aide à la décision au quotidien.

 

 

4. Prendre en charge des projets ponctuels

 

Dans une entreprise, certains projets ponctuels n’avancent pas faute de pouvoir détacher un collaborateur chargé de les piloter ! C’est par exemple le cas de projets transverses, qui nécessitent un chef de projet dédié. Et qui mieux qu’un office manager pour être ce chef de projet ?

Par exemple, si vous souhaitez rechercher de nouveaux bureaux ou gérer un projet de déménagement : confiez-les à votre office manager ! Vous pouvez aussi organiser un événement interne ou externe nécessitant une forte mobilisation pendant un temps donné.

 

 

 

Voilà, on espère que vous y voyez plus clair !

En bref, l’office manager est l’acteur de confiance à qui déléguer vos tâches administratives pour vous concentrer sur l’essentiel. Et selon la taille de votre entreprise, vous pourrez déterminer ensemble le contour de ses missions. A ce titre, faites confiance à un office manager à temps partagé expérimenté : de par son expérience acquise au sein de nombreuses structures, il saura vous conseiller au mieux !

Notre conseil : arrêter de tout gérer tout seul, prenez un office manager ! Vous y gagnerez en sérénité et en structuration, et vous ne pourrez plus vous en passer.

 

Chez Acting les office managers sont expérimentés et savent gérer un grand nombre de situations. Si vous souhaitez échanger sur vos besoins, vous savez où cliquer!

 

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