Budget d’entreprise : les 6 étapes pour bien le construire
Lecture: 5min – Le 5 septembre 2022
Chaque année, la construction du budget constitue une période dense pour les dirigeants et professionnels de la finance. Véritable point de départ d’une bonne gestion, cet outil s’avère indispensable pour suivre la santé financière de son entreprise, bien la piloter et en assurer sa pérennité. Mais par où commencer ? Comment procéder ? Tour d’horizon des étapes clés et des conseils de nos experts pour établir son budget avec efficacité !
Réalisé annuellement, le budget représente un document central qui met en lumière les recettes ainsi que les dépenses prévisionnelles de l’entreprise pour atteindre ses objectifs. Dans le jargon de la finance, il porte également le nom de « budget prévisionnel » et se matérialise par un tableau financier (formalisé le plus souvent dans un fichier Excel)
💡 Budget et Business plan : attention à ne pas les confondre !
Alors que le budget se consacre uniquement aux sujets financiers, le Business Plan, quant à lui, plus généraliste, résume le projet de l’entreprise dans son ensemble (présentation, Business Model, stratégie…)
Réaliser un budget est un processus très structurant pour l’entreprise. D’une part, cet exercice permet aux dirigeants de prendre du recul mais également de fixer un cap en lien avec la stratégie décidée. D’un autre côté, les opérationnels pourront ensuite l’utiliser pour se fixer des objectifs clairs et obtenir les moyens nécessaires pour les atteindre. En bref, il s’agit d’un document de référence pour mettre en œuvre toute la stratégie de l’entreprise !
Il sera utilisé pour :
◉ Piloter l’entreprise (à travers l’analyse des écarts)
◉Anticiper les dépenses et les recettes, mais aussi les problèmes
◉Fixer des objectifs individuels ou collectifs (et les atteindre !)
◉Déléguer et affecter certaines ressources
◉ Construire un Business Plan
◉ Établir coûts standards
Avant même de se lancer dans la construction, le budget doit avant tout faire l’objet d’une synthèse de la stratégie à mener tout en prenant en compte la réalité opérationnelle.
Pour guider cette phase de réflexion, différents niveaux d’analyses devront être réalisés :
◉ Marché (SWOT)
◉ Concurrents (benchmarking)
◉ Offre produit (extension ou rationalisation, différenciation ou standardisation)
◉ Distribution (possible optimisation)
◉ R&D (calibrage si besoin)
◉ Croissance (externe et/ou interne)
◉ Organisation interne (maintien ou évolution de la gouvernance)
Après avoir obtenu toutes les réponses nécessaires, la prochaine étape consistera à poser les fondations du budget prévisionnel et à figer les grandes hypothèses à partir du scenario retenu.
Pour réaliser efficacement son budget d’entreprise, il est fortement recommandé de le décomposer en différents modules.
Voici les 4 essentiels :
◉ Budget opérationnel : budget commercial, de production, d’approvisionnement, de moyens logistiques, …
◉ Budget de structure : frais généraux commerciaux, de production, administratifs, de R&D
◉ Budget d’investissement : capex de production, de système d’information, acquisitions potentielles, …
◉ Budget de trésorerie : identification du Besoin en Fonds de Roulement (BFR), de financements, prise en compte d’aides ou subventions, …
Dans l’élaboration du budget d’entreprise, il est essentiel qu’un responsable soit désigné. Tel un chef de projet, ce dernier échangera avec les divers responsables en charge de leur propre module budgétaire. En tant qu’architecte final, il aura le rôle d’imbriquer ces différents modules entre eux. De même, il s’assurera de la fiabilité du budget global obtenu et de sa finalisation dans le calendrier prévu.
Dans la plupart des cas, il s’agit du responsable financier de la structure (DAF, RAF ou Contrôleur) qui a le plus souvent une vue transverse de l’activité, de l’organisation et les compétences nécessaires pour retranscrire le budget final en un compte de résultat, un bilan simplifié et un tableau de flux de trésorerie (TFT).
En règle générale, Excel est l’outil le plus répandu dans cet exercice. Souplesse, traitement de nombreuses informations, facilité d’utilisation… les avantages de ce standard du marché sont nombreux.
💡 Attention !
Réaliser son budget sur Excel présente des avantages comme des inconvénients. En effet, ce dernier doit être manipulé avec beaucoup de rigueur et de discipline
A noter également qu’il existe certain nombre d’outils sur le marché dédiés aux prévisions, budgets et plans (Board, The BusinessPlan Shop, Gryzzly, Workday, etc…). Simples à mettre en œuvre, ils peuvent être une bonne alternative au fichier Excel pour plus de robustesse et d’intégrité des données !
Maintenant place à la pratique ! Une fois le chantier défini, la construction détaillée peut démarrer. Dans cette optique, voici les catégories qu’il nous semble indispensables d’intégrer :
◉ Année précédente (N-1)
◉ Année en cours en cumulé (N)
◉ Extrapolation de l’année en cours sur 12 mois (N)
◉ Budget (N+1)
◉ Une colonne de commentaire (hypothèses, remarques ou observations)
La principale difficulté cet exercice réside bien souvent dans le temps nécessaire à son élaboration et à l’énergie mobilisée en interne. Les paramètres économiques changent si vite aujourd’hui qu’un processus budgétaire, s’il n’est pas agile, efficace et rapide, peut déboucher sur un résultat très vite obsolète dès sa finalisation, le rendant ainsi inexploitable.
Face à ce constat, une pratique s’est progressivement généralisée ces dernières années au sein des entreprises les plus agiles. Elle repose sur une idée assez simple : celle de s’appuyer sur la technique de la « prévision roulante », une pratique complémentaire à celle de la construction budgétaire.
Entre chaque exercice budgétaire, une entreprise procède souvent à des prévisions de fin d’exercice. Sur la base d’un premier trimestre réalisé, elle va vouloir projeter son atterrissage de fin d’année. Puis en faire de même à la fin de son deuxième trimestre et enfin de son troisième.
💡Conseil
Afin de ne pas allouer toutes ses ressources financières et managériales, le processus d’élaboration de ces prévisions roulantes doit rester le plus simple possible et se focaliser sur la projection des quelques indicateurs clés qui permettront de prévoir le résultat de l’année le plus finement possible.
Entre chaque exercice budgétaire, une entreprise procède souvent à des prévisions de fin d’exercice. Sur la base d’un premier trimestre réalisé, elle va vouloir projeter son atterrissage de fin d’année. Puis en faire de même à la fin de son deuxième trimestre et enfin de son troisième.
L’avantage de cet exercice réside dans sa fréquence de réalisation. En effet, l’expérience accumulée au fil des trimestres rend ces prévisions à la fois plus précises et plus faciles à établir à chaque fois.
Par extrapolation, l’idée d’étendre la période de projection au-delà du simple cadre de l’exercice comptable en cours et jusqu’à 18 mois roulants a germé. Elle permet ainsi de faire l’économie, tous les ans, d’un exercice budgétaire souvent lourd, fastidieux et mobilisant une part importante de l’organisation globale de l’entreprise. En effet, l’entreprise peut disposer, à tout moment de l’année, d’une re-prévision actualisée sur un horizon de 18 mois roulants et dont la précision s’est améliorée au fil des trimestres.
Bien que fastidieux à réaliser, la construction du budget d’entreprise reste un outil très précieux pour piloter efficacement une entreprise. En plus de gagner du temps, le budget permet également d’éclairer les dirigeants dans de nombreuses situations. Il convient donc d’être bien accompagné par un professionnel de la finance, tel qu’un DAF expérimenté, dans sa réalisation. Et pour cet exercice, les avantages du temps partagé sont très nombreux !
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