Lecture: 5min – Le 24 juillet 2023
La gestion des retards de paiement est une préoccupation majeure pour les entreprises qui travaillent en B2B. Les délais de paiement excessifs peuvent avoir des conséquences importantes sur la trésorerie et la stabilité financière d’une entreprise. Pour limiter au maximum l’impact des retards de paiement, il est essentiel de relancer ses clients. Pour le faire efficacement, quelques bonnes pratiques sont à mettre en place dans sa stratégie.
Lorsqu’un client tarde à payer, il faut agir vite. Plus une créance est ancienne, moins elle a de chance d’être payée. Surtout ne pas attendre que les retards de paiement s’accumulent pour les relancer en même temps. La relance doit être faite dès que le délai convenu est dépassé. Pour cela, votre suivi des factures doit être optimal afin de savoir qui vous doit quoi et depuis combien de temps. Un logiciel de recouvrement tel que LeanPay vous permet d’automatiser ce suivi. Connecté à votre outil comptable ou de facturation, il récupère l’ensemble de vos factures et paiements de façon à identifier en temps réel celles en souffrance. Vous savez ainsi immédiatement qui doit être relancé.
Vous n’allez pas vous adresser à votre client de la même manière, s’il a un retard de paiement de 5 jours ou d’un mois. Vos relances auront donc des tons différents selon le niveau de retard. Pour la première relance, il convient d’être très cordial. Le retard peut provenir d’un simple oubli ou le paiement est déjà fait mais vous ne l’avez pas encore obtenu. Pour la deuxième relance, soyez déjà plus ferme en rappelant poliment l’obligation de paiement et les conséquences éventuelles des retards prolongés. Vous adopterez un ton plus sévère dans la troisième relance en évoquant éventuellement les pénalités de retard engendrées par ce retard.
Afin d’éviter les oublis et de faciliter votre processus de relances, le plus simple est de passer par un logiciel. Il mâche le travail en préparant chaque jour toutes les relances à envoyer. Vous avez même la possibilité d’automatiser également leur envoi. L’automatisation permet de gagner du temps tout en maintenant une approche constante dans les relances. Vous créez un rappel constant et systématique pour vos clients en retard, les incitant à agir rapidement.
Dans certains cas, les clients en retard de paiement peuvent rencontrer des difficultés financières temporaires. Plutôt que d’adopter une approche dite “punitive”, il est souvent préférable de rechercher des solutions alternatives. Entamez une discussion avec le client pour comprendre les raisons du retard et proposez des options flexibles comme un plan de paiements échelonnés. L’objectif est de trouver un terrain d’entente qui permette au client de régler sa dette tout en préservant la relation commerciale. Pour mener à bien cela, pensez à intégrer un appel par téléphone dans votre process de relances. Vous pouvez commencer par des mails, puis le coup de fil puis des courriers bien plus formels quand le retard devient important.
La meilleure stratégie de recouvrement ne serait-elle pas de ne pas avoir besoin de relancer ses clients ? Pour cela, il faudrait que tous les clients payent en temps et en heure. Quelques incitations positives peuvent en décider plus d’un ! Par exemple, proposer des escomptes, à savoir des remises pour paiement anticipé, ou bien des avantages exclusifs réservés aux clients à jour dans leurs paiements. Des alternatives qui méritent d’être testées !
La gestion des retards de paiement exige une approche rigoureuse et méthodique. Pour bien effectuer cette tâche essentielle à la santé financière de votre entreprise, il est nécessaire d’y consacrer une attention particulière et de s’équiper des bons outils qui permettront de gagner un temps précieux !
ARTICLE REDIGE PAR NOTRE PARTENAIRE LEANPAY
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