Lecture: 10min – Le 21 juillet 2022
Souvent présenté comme un couteau suisse et confondu à tort avec un assistant de direction ou responsable des ressources humaines, l’office manager dispose d’un rôle transverse au sein de l’entreprise. En véritable bras droit des dirigeants, il est le garant du bon fonctionnement en interne et exerce des tâches très variées au quotidien. Par la nature de ses missions, faire appel à un office manager à temps partagé représente une excellente solution pour les entreprises aujourd’hui. Pleins feux sur les 4 bonnes raisons d’y faire appel !
Bien souvent, l’office manager représente le premier point de contact entre l’entreprise et l’extérieur. L’office manager a pour mission d’aider les dirigeants à créer, mettre en place et évaluer les processus de travail au sein de l’entreprise. Son principal objectif ? Améliorer l’efficacité et la productivité ! En bref, il centralise, coordonne et s’assure que tout « tourne », et surtout, de manière optimisée au sein de la structure à laquelle il est rattaché.
Bien plus qu’un assistant de direction, il dispose de responsabilités étendues. Du pilotage de l’administratif finance et ressources humaines à la gestion quotidienne de l’entreprise en passant par la structuration des process et la prise en charge de projets ponctuels, les missions de l’office manager sont très nombreuses.
La réponse est simple : toutes les entreprises peuvent avoir besoin de faire appel à un office manager à un moment donné. Pour les startups, ce professionnel peut être un précieux allié pour déléguer certaines tâches chronophages (qui demandent souvent quelques jours) et ainsi aider les entrepreneurs à se concentrer sur le cœur de business.
Pour les TPE et PME, l’office manager peut être un collaborateur clé qui mène à bien des projets stratégiques et de grande ampleur (recherche de nouveaux bureaux, déménagement, structuration administrative, choix des outils…etc). Des missions qui collent avec les besoins des jeunes startups quand elles amorcent leur croissance !
Comme son nom l’indique, le temps partagé consiste à « partager » le temps d’un professionnel expert dans son domaine avec d’autres entreprises. Au choix des dirigeants, ce dernier peut intervenir aussi bien de manière régulière que ponctuelle, en fonction des besoins du moment et sur des missions spécifiques. Aujourd’hui, de nombreux métiers se déclinent sous le format du temps partagé… dont celui de l’office manager ! Ce mode d’intervention regorge d’avantages pour les entrepreneurs, la preuve à travers notre article sur les avantages de faire appel au temps partagé pour son entreprise
Une To Do list qui ne désemplit pas, des rendez-vous qui s’accumulent, des process qui « coincent » le bon fonctionnement de l’entreprise… de nombreuses situations poussent les entrepreneurs à envisager sérieusement un changement d’organisation. Une des pistes possibles ? Déléguer à un expert ! Dès lors qu’un besoin en recrutement est identifié, deux points sont rapidement soulevés : Les finances de l’entreprise sont-elles compatibles avec une nouvelle embauche ? Ce nouveau poste couvre-t-il un temps plein ? Dans le cas où ces deux questions se soldent par un « non », il apparait évident d’envisager le temps partagé ! Voici la preuve en 4 points :
Un des grands points forts de ce format réside sans nul doute dans la flexibilité qu’il offre à ceux qui en font appel. Rush d’activité ou au contraire période plus calme, visibilité réduite sur les finances de l’entreprise… opter pour le temps partagé permet aux dirigeants de moduler librement, et sans engagement, les interventions de l’expert sollicité !
Ce format lui permet ainsi de choisir :
◉ Le nombre de jour où il intervient dans l’entreprise
◉ La durée de son intervention (qui peut être écourtée ou au contraire prolongée en fonction des besoins et/ou situation financière de l’entreprise)
A noter également que l’intervention de cet expert influe sur la facturation finale établie au prorata du temps passé. Ainsi, pas de mauvaise surprise à la fin du mois !
💡Bon à savoir :
Le temps partagé est d’autant plus intéressant sur certaines missions d’office management qui ne nécessitent pas forcément d’être réalisées au quotidien ou tout au long de la journée. De par notre expérience, la bonne réalisation de certaines tâches équivaut souvent à quelques jours par semaine !
Comme évoqué précédemment, le temps partagé a le bénéfice d’être entièrement modulable en fonction de la charge de travail au sein de l’entreprise. Son autre atout ? Il permet également de répondre à un besoin ponctuel ou à une situation exceptionnelle. Dans le cas d’un départ d’un collaborateur par exemple (prévu ou non), solliciter un expert à temps partagé s’avère une excellente solution pour prendre le temps de recruter sa future perle rare !
Au-delà de la fonction courante, des besoins de structuration administrative peuvent être également identifiés à un moment donné (croissance, nouvelle activité, arrivée de nouveaux services ou équipe qui grossit…). Mais seulement voilà, plusieurs questions se posent : par où commencer ? Comment faire ? Un office manager expérimenté pourra aisément prendre le lead sur la stratégie à mener en interne. Choix des outils, mise en place de process, pilotage du suivi… sont d’autant de missions qu’il peut prendre en main.
Une fois que tout est sur les rails, l’expert peut très bien réduire son intervention en prenant en charge des missions courantes, ou alors, laisser place à un office manager à temps plein si la charge de travail le permet.
Expérimenté et autonome, l’office manager à temps partagé a le pouvoir de libérer au quotidien le dirigeant de sa charge mentale. Dès sa prise de poste, cet expert saura aisément déterminer quelles sont les tâches à réaliser, et surtout, comment les exécuter avec efficacité sans avoir besoin d’être supervisé.
En plus de sa grande adaptabilité, l’office manager à temps partagé se présente également comme un collaborateur pro-actif. Sa longue expérience et ses compétences de haut niveau sont de précieux atout pour creuser des nouvelles pistes et idées à mettre en place en interne. En effet, son intervention simultanée chez d’autres entreprises lui permet de déceler les bonnes pratiques et de les dupliquer chez d’autres !
Pour des raisons financières, les entrepreneurs ont très souvent le réflexe de penser « alternance » ou profil junior au moment de recruter. Et pourtant, opter pour un office manager à temps partagé est sans nul doute LA solution la plus économique et efficace ! Sa longue expérience lui offre l’avantage de gagner en efficacité sur de très nombreuses missions. Combiné au format du temps partagé, où son intervention est facturée au temps passé, le coût final est donc équivalent ou réduit par rapport à un profil junior !
A cela s’ajoute également un autre avantage : celui de gagner du temps grâce à un collaborateur au profil totalement autonome qui n’a pas besoin d’être supervisé au quotidien. Chacun se concentre sur son cœur de métier ! C’est d’ailleurs pourquoi les Office Managers à temps partagé d’Acting sont uniquement des profils seniors triés sur le volet et qui ont une longue expérience dans le métier.
Flexibilité, souplesse, expertise, coût… l’office manager à temps partagé cumule les avantages pour les entreprises qui ont aussi bien des besoins récurrents que ponctuels. Envie de tenter l’aventure avec nos experts Acting ? Contactez-nous !
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