Lecture: 5min – Le 6 janvier 2023
Méconnu il y a encore quelques années, le métier d’office manager connait à présent une croissance fulgurante. La preuve ? Chaque jour, de très nombreuses offres inondent les jobs boards en ligne ! Très souvent décrit comme le couteau suisse de l’entreprise, l’office manager a le rôle de décharger les dirigeants mais aussi de faciliter la vie des collaborateurs et de créer un environnement où il fait bon travailler. Mais seulement voilà : entre la démocratisation du télétravail et la montée en puissance du digital, notre manière de travailler a radicalement changé ! Des changements qui bousculent clairement la fiche de poste de cet expert, dont le quotidien n’était déjà pas de tout repos. Quelles sont ces évolutions ? Réponses dans cet article !
Couteau suisse, super organisateur, mouton à cinq pattes… ce métier ne manque pas d’étiquettes pour le qualifier. Et contrairement aux idées reçues, ce collaborateur est loin (très loin même) d’être un assistant de direction ! Très demandé par les petites et moyennes entreprises, ce collaborateur multiplie les casquettes de RH, RAF, Chief Happiness Officer, responsable de la QVT, chargé de communication…et bien plus encore. La raison ? Avec des besoins bien souvent restreints et ne nécessitant pas le recrutement d’un « spécialiste », les dirigeants sont nombreux à faire appel à ces collaborateurs polyvalents.
En véritable « tour de contrôle » de l’entreprise, l’office manager est garant du bon fonctionnement de la structure où il est présent. Sa mission ? S’assurer que tout se déroule comme il faut… et surtout de manière optimisée. Avec un office manager à bord de son entreprise, pas de place pour la désorganisation et la perte de temps. L’efficacité est son maitre-mot !
Sa place lui donne également le rôle de super coordinateur en interne et de « premier contact » avec le monde extérieur (prestataires, clients, fournisseurs…). En plus de décharger les chefs d’entreprise de certaines tâches chronophages, l’office manager se voit aussi attribuer des missions extrêmement variées et qui ne se limite plus seulement à la simple gestion administrative ou des services généraux. De l’aménagement des bureaux à la gestion de la paie, en passant par l’organisation d’événement à la gestion des plannings… cet expert est sur tous les fronts !
Tout d’abord, il est important de noter que les missions de l’office manager peuvent varier très fortement d’une entreprise à une autre. En effet, ces dernières vont directement dépendre de ce que le dirigeant est prêt à déléguer ainsi que des projets du moment en interne (ex. : déménagement…). Au-delà de ces deux facteurs, ses missions se divisent généralement en deux grandes catégories : les missions quotidiennes d’un côté et les missions plus stratégiques voire ponctuelles de l’autre. Regardons brièvement chacune d’entre elles pour offrir un panorama (non exhaustif) de son quotidien.
◉ La gestion des services généraux
Il s’agit de la mission la plus connue des office managers. Cette partie englobe toute la gestion des services nécessaires au bon fonctionnement au quotidien de l’entreprise, aussi bien du côté du personnel que du dirigeant. Cela comprend notamment la réception des appels, les prises de rendez-vous ou le traitement du courrier…etc La gestion des approvisionnements, des fournitures ou encore du matériel font également partie des attributions de l’office manager.
◉ Gestion et administration du personnel et des ressources humaines
Gestion de la paie des collaborateurs, établissements des contrats, onboarding, offboarding, mise en place de process et de l’organisation interne, politique RH…l’office manager peut exercer également bon nombre de missions RH dans son quotidien.
◉ Finance et comptabilité
Dans cette toute autre catégorie, on y retrouvera par exemple le suivi du budget de l’entreprise, la gestion des paiements, le suivi des clients et fournisseurs, facturation, recouvrement client ou encore le reporting. Une liste non exhaustive encore une fois !
◉ Communication interne
Comme évoqué précédemment, l’office manager est LE point de contact privilégié à l’intérieur de l’entreprise. Dans ce rôle, il s’assure que les bonnes informations circulent bien, au bon moment et aux bonnes personnes.
Le quotidien d’un office manager est loin d’être un long fleuve tranquille. Au-delà de toutes ces dernières missions, il prend également en main des projets de nature plus stratégiques et structurelles pour l’entreprise.
◉ Structuration des process et des outils
Toujours dans l’optique de gagner du temps et de la productivité, cet expert est en perpétuelle réflexion sur l’optimisation des tâches chronophages dans l’entreprise. Et mieux encore ? En plus de proposer de nouveaux outils, l’office manager peut également les mettre en place au sein de l’entreprise.
◉ Projets ponctuels
Déménagement des locaux, organisation d’un séminaire, mise en place d’un team building… de nombreux projets peuvent être confiés aux office managers en complément de leurs missions quotidiennes.
Comme évoqué précédemment, l’office Manager jongle avec plusieurs tâches tout aussi diverses que variées…et parfois dans l’urgence ! Pour réussir ses missions et limiter le stress, cet expert doit relever chaque jour un défi de taille : gagner du temps et de la productivité. Pour l’aider à se libérer des tâches chronophages, et ainsi, se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée, cet expert est donc sans cesse à la recherche des meilleures « recettes » en termes d’organisation.
Aujourd’hui, bien que les tableurs Excel et les documents Word contribuent à soulager un peu son organisation, ces outils traditionnels ne suffisent plus pour faire face à la complexité de son activité. Gérer les factures en un clic, fluidifier la communication en interne en se libérant des mails, automatiser grâce à l’intelligence Artificielle… bon nombre d’outils innovants et performants voient le jour chaque jour sur la toile. Dans l’action permanence et toujours à l’affût des dernières nouveautés, l’office manager réorganise sans cesse sa boîte à outils pour aller plus vite et plus loin.
Ouvert d’esprit et force de proposition, il se retrouve ainsi de plus en plus au cœur de la transformation numérique des entreprises et endosse le rôle de pilote du changement.
Avec les confinements successifs et les fermetures des bureaux, les sujets de la Qualité de Vie au Travail et du bien-être en entreprise n’ont jamais été autant mis en lumière que ces dernières années. Et pour cause : l’avènement du télétravail et du travail hybride ont profondément bouleversé notre manière de travailler ainsi que les liens sociaux et la vision que nous avions des bureaux. Plus seulement « statiques », ces derniers se doivent d’être des espaces de rencontre et de partage où il fait bon de travailler. C’est justement cette vision qui a conduit à faire évoluer les fonctions de l’office manager et à lui à donner (encore !) une nouvelle casquette : celle de Chief Hapiness Officer ou encore de référent de la QVT.
Dans ce rôle d’« Ange Gardien du Bureau », il peut intervenir à présent sur plusieurs niveaux :
◉ Aménagement des bureaux
Pour créer un espace de bien-être et de concentration propice à la productivité, l’office manager peut mettre en place plusieurs actions concrètes comme : « > Aménager et créer des espaces (repos, réunion, phonebox…)
> Choisir le mobilier et les équipements du bureau (ergonomiques, responsables & performants)
> Mettre en place des services au service du bien-être (café en libre-service, corbeille de fruits…)
◉ Engagement des collaborateurs
Team-building, Afterwork, séminaire… En qualité d’animateur et de chef de projet, l’office manager peut également prendre en main l’organisation d’événements internes pour créer de la cohésion et insuffler la culture d’entreprise !
En constante évolution, le métier d’office manager se renouvelle au grès des événements conjoncturels et de la vie de l’entreprise. Sa place centrale et sa grande polyvalence font de lui le moteur de l’organisation qu’il occupe. Son recrutement mérite donc une grande attention. Car oui, tout faire est une chose… mais tout bien faire en est une autre ! C’est pourquoi il convient d’être accompagné par un spécialiste de l’office management qui a déjà cumulé une certaine expérience. Et le saviez-vous ? De nombreuses entreprises ont trouvé leur bonheur avec des office managers à temps partagé ! Pourquoi ne pas se lancer ?
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