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Quelles sont les 7 étapes d’un processus de recrutement ?

Lecture: 5min – Le 25 octobre 2022

Que ce soit pour un premier salarié ou un nouveau collaborateur, le recrutement représente toujours une étape importante dans la vie d’une entreprise. Et pour cause… l’enjeu est de taille ! Recruter la bonne personne au bon poste, c’est mettre toutes les chances de son côté pour créer de la productivité et donc de la performance pour l’entreprise. Mais attention, initier un nouveau recrutement ne s’improvise pas (il représente un des 6 leviers essentiels pour une stratégie RH plus performante). Pour éviter les erreurs de casting, il est important de bien structurer son processus de recrutement. Lumière sur les 7 étapes à prendre en compte pour recruter sans se tromper !

 

Etape 1 – L’identification du besoin 

 

Avant de partir à la chasse aux CVs, quelques étapes et pré-requis sont à prendre en compte dans votre processus de recrutement. Et le point départ n’est d’autre que l’identification même du besoin de l’entreprise ! Car oui, sans besoin clairement identifié, il sera impossible de recruter efficacement. Sa formalisation est donc indispensable pour partir sur de bonnes bases et dérouler efficacement la suite des étapes du processus de recrutement en évitant les nombreuses « marche-arrière » contreproductives.

 

Au-delà de poser les premières fondations du futur recrutement, cette phase de réflexion est également l’occasion idéale pour remettre à plat l’organisation de l’entreprise et déceler de potentielles améliorations. Pour réussir cette étape préalable, il conviendra donc de se poser un certain nombre de questions avec tous les collaborateurs concernés par le recrutement :

 

Pourquoi avez-vous besoin de recruter ? Quel est le contexte ? (Ex : création de poste, remplacement temporaire, remplacement à la suite d’un départ, surcharge d’activité, nouveaux objectifs business, nouvelles activités en vue… etc)
Ce recrutement occupe-t-il un poste à part entière ?
Est-ce le bon moment de recruter ? (Situation financière de l’entreprise)
 Quel est le marché du recrutement sur le profil identifié (pénurie, forte demande) et les délais en interne pour ce recrutement ? (Besoin immédiat, moyen ou long terme)

 

Partant de là, et si un recrutement est envisagé, de nombreux points pourront paraitre plus clairs comme le type de contrat à choisir pour cette embauche. Dans le cas d’une surcharge d’activité par exemple (qui représente donc un besoin ponctuel), opter pour un CDD semblera la meilleure option !

 

Etape 2 – La définition et la création de la fiche de poste 

 

Place à présent à la deuxième étape du processus de recrutement : la création de la fiche de poste. En plus de formaliser l’intitulé du poste, ce document liste l’ensemble des missions quotidiennes et définit clairement le profil attendu. En bref, il représente la carte d’identité du candidat idéal ! En interne, la fiche de poste s’avère très pratique pour la gestion des ressources humaines et pour communiquer au sein de l’entreprise. De nombreux éléments devront y figurer :

 

Une description de l’entreprise
L’intitulé du poste et le service auquel il est rattaché
Les missions associées – les tâches détaillées
Les compétences, qualités et expériences requises
Les diplômes, formations…
Le profil même du candidat (savoir-être)
Et les autres informations « pratiques » à ne pas oublier (type de contrat, horaires, lieu de travail, avantages, rémunération…etc)

 

 

Etape 3 – La rédaction et publication de l’offre d’emploi 

 

Une fois la fiche de poste créée, la prochaine étape consistera à rédiger une offre d’emploi. Cette partie visible de l’iceberg est assurément l’une des plus importantes dans le processus de recrutement ! En effet, l’offre devra se montrer non seulement claire, mais également assez attractive pour séduire les meilleurs talents qui la liront.

 

💡 Fiche de poste VS offre d’emploi
Bien que ces deux supports centralisent en grande partie les mêmes éléments, leur différence se trouve dans la mise en forme. D’une part, la fiche de poste se matérialisera davantage comme un outil synthétique et permettra d’assurer une gestion efficace des ressources humaines en interne. L’offre d’emploi, quant à elle, se montre plus rédigée et vise à séduire les meilleurs candidats avec un texte accrocheur (et donc un ton à l’image de l’entreprise qui recrute). Cette offre fait partie de la vitrine de votre marque employeur !

 

Au-delà d’une rédaction soignée, l’offre d’emploi devra également faire l’objet d’une stratégie de diffusion ciblée pour toucher les bons profils. Et attention à ne pas viser uniquement des canaux avec des audiences trop larges au risque de recevoir de très (très !) nombreuses candidatures qui ne collent pas avec le poste.

 

 

> L’interne avant tout…

Avant d’inonder les jobboards en ligne, pensez à votre premier cercle de candidats potentiels, à savoir vos collaborateurs actuels ! En effet, il est toujours bon d’envisager la mobilité interne pour favoriser les évolutions de carrière. En plus de valoriser vos salariés grâce à une offre en « avant-première », ces derniers sont déjà bien intégrés dans l’entreprise et au fait de son fonctionnement. De quoi gagner un temps précieux sur l’onboarding !

 

> … Puis l’externe !

Vous n’avez pas trouvé la perle en interne ? Élargissez alors vos canaux de diffusion au grand public !

Voici 3 types de supports à envisager (et à croiser pour optimiser ses chances de réussite) :

 

Votre site
Si une rubrique emploi existe. Très utile pour relayer l’offre par la suite sur vos propres réseaux sociaux (et amplifier la visibilité de l’annonce grâce aux différents partages de vos propres collaborateurs !)

 

Les Jobboards incontournables
En fonction du profil recherché, viser des annuaires « génériques » peut être une très bonne idée pour « viser large » et optimiser le nombre de candidatures (ex : Indeed, Linkedin…)

 

Les Jobboards ciblés
Vous recherchez un profil très spécifique ? Avec un objectif précis en tête ? N’hésitez pas à jeter un œil aux plateformes ciblées (ex : APEC pour les cadres, Welcome to the jungle pour valoriser votre marque employeur…)

 

Et pourquoi pas identifier les bons profils directement ?
Le sourcing de candidat peut passer également par une phase « active » de recherche. Or les réseaux sociaux professionnels pourront se révéler très utile dans cette recherche.

 

💡 Bon à savoir 
Le budget alloué au recrutement doit être cohérent avec le niveau du poste à pourvoir.

 

Processus de recrutement

 

 

Etape 4 – La sélection des candidats 

 

Dès lors que l’offre est ligne, il ne vous reste plus qu’à attendre patiemment que la perle rare morde à l’hameçon ! Mais attention à ne pas vous précipiter sur chaque candidature reçue dans la minute au risque de perdre beaucoup de temps. La sélection des CV et lettres de motivation doit faire l’objet d’une organisation et d’une certaine rigueur. Pourquoi ne pas imaginer quelques « règles de tri » pour optimiser les recherches ?

 

Deux niveaux de tri des candidatures peuvent être envisagées :

 Celles qui ne correspondent pas au poste

 Celles qui tapent dans le mille !

 

Dans cette phase de sélection, établissez une grille d’analyse qui permettra de lister les critères essentiels pour le poste et donc de trier les candidatures tout en gardant une posture neutre. Cette étape dans le processus de recrutement requiert beaucoup de temps ! N’hésitez pas à déléguer à un DRH à temps partagé. Cet expert se chargera non seulement de la stratégie de recrutement mais également de toute la partie opérationnelle. En dehors du recrutement, les avantages de faire appel à un DRH à Temps partagé sont nombreux !

 

 

Etape 5 – La rédaction et publication de l’offre d’emploi 

 

Après avoir réalisé toute cette phase d’analyse, l’heure est venue de rencontrer les candidats encore en course pour le poste ! Dans cette optique, il est important que l’entreprise adopte des règles claires sur la structure et la conduite des entretiens d’embauche. Par conséquent, avant même de recevoir les candidats, une préparation en amont est nécessaire. Elle peut se matérialiser par :

 

 Une grille d’analyse

 Des tests, mises en situation
 Une trame d’entretien

 

Cette préparation s’avère précieuse pour garder un fil conducteur, gagner en efficacité au moment de l’entretien et « comparer » plus impartialement les candidats reçus. A ce stade, plusieurs entretiens avec d’autres collaborateurs en interne peuvent être envisagés pour aider dans votre choix final !

 

💡 Bon à savoir
> Une candidature vous a séduit ? Après l’entretien, pensez à vérifier systématiquement la fiabilité des informations fournies par le candidat ! Par exemple, cette étape prend la forme d’un contrôle de référence auprès d’un ancien employeur.
> Vous n’avez pas trouvé le candidat idéal ? En fonction du profil recherché et du poste, il apparait plus judicieux de ne pas se précipiter, voire parfois de revoir son processus de recrutement !

 

Etape 6 – La décision d’embauche

 

Ça y est, vous voilà presque à la fin du processus de recrutement ! L’heure est venue à présent de choisir l’heureux élu qui occupera le poste vacant. A ce stade, il est souvent difficile de faire un choix, d’autant plus quand vous faites face à plusieurs candidats qui collent parfaitement à la fiche de poste. Notre conseil ? Au-delà des grilles d’analyse, n’hésitez pas à vous fier à votre instinct !

 

Vous avez fait votre choix sur le candidat à embaucher ? Avant de réaliser votre proposition d’emploi, n’oubliez pas de bien valider sa motivation et ses prétentions salariales !

 

💡 Et aussi ?

Prévenir les candidats non retenus ! S’il apparait comme évident de passer du temps sur la promesse d’embauche de la nouvelle recrue, informer les candidats non sélectionnés l’est tout autant ! Cette prise de contact passe par la mention des raisons pour lesquelles ils n’ont pas été retenus afin de les aider dans leur recherche… sans oublier de les remercier de leur intérêt ! En procédant ainsi, votre marque employeur n’en sera que meilleure aux yeux de ces personnes.

 

Etape 7 – L’intégration du nouveau collaborateur

 

Et nous voici à présent dans la phase finale, celle du fameux « onboarding » ou l’intégration du collaborateur au sein de l’entreprise. Cette étape se doit également d’être bien préparée et déployée dès la première heure du premier jour de travail de votre nouvelle recrue. Voici quelques éléments à ne pas négliger pour favoriser un démarrage serein et un accompagnement efficace :

 

 Un accueil personnalisé (et de la disponibilité !)

 Espace de travail opérationnel

 Outils fournis

 Présentation à l’équipe (pourquoi ne pas imaginer un moment informel pour marquer la bienvenue ?)

 Désigner un tuteur qui accompagnera la nouvelle recrue sur toute cette phase d’intégration

 Présentation de l’entreprise, son organisation, ses activités…etc

 Rappel des missions et détails des tâches

 

Et attention : l’onboarding ne s’arrête pas à la première journée de travail ! Cette phase d’intégration doit également faire l’objet d’un suivi dans le temps. Régulièrement, n’hésitez pas à prendre contact avec votre nouveau collaborateur pour vérifier que tout se passe bien et obtenir des feedbacks. une bonne communication permettra de répondre (voire d’anticiper) ses besoins, mieux adapter son intégration et faciliter son travail. Et qui dit salarié bien intégré, dit salarié à l’aise dans son poste, dans l’entreprise… et donc productivité !

 

💡 Un suivi régulier

En amont de son arrivée, durant le premier jour de travail ou quelques semaines / mois après son intégration… vous l’aurez compris, l’onboarding d’un nouveau collaborateur ne s’arrête pas seulement à lui fournir le matériel nécessaire le Jour J ! Notre point d’alerte ? Attention à ne pas attendre le dernier jour de la période d’essai pour faire un point avec votre jeune recrue !

 

En suivant minutieusement ces 7 étapes clés dans votre processus de recrutement, vous mettrez assurément toutes les chances de votre côté pour trouver LA perle rare ! Vous êtes entrepreneur ? Vous manquez de temps ou d’expérience pour assurer le recrutement de vos collaborateurs ? Confiez cette mission à un responsable des ressources humaines à temps partagé ! Chez Acting, nos experts se tiennent à votre disposition pour vous guider sur la stratégie RH et l’opérationnel à mener.

 

 

 

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