Lecture: 5min – Le 30 juillet 2024
Recruter son premier salarié marque une étape importante dans le développement et la croissance d’une entreprise. Au-delà de cet événement marquant, l’embauche d’un premier collaborateur implique également la réalisation d’un certain nombre de formalités et d’obligations légales pour l’employeur. Vous vous demandez en quoi consiste la procédure d’embauche d’un premier salarié ? À quel moment réaliser les différentes démarches ? Et surtout, comment s’y prendre pour ne rien oublier et être en règle ? Ne cherchez plus : les experts d’Acting vous détaillent tout cela à travers cet article ! Suivez le guide pour découvrir les 6 étapes essentielles pour réussir l’embauche de votre premier salarié.
Embaucher un premier salarié oblige bien souvent l’entreprise à formaliser des processus et étapes de recrutement. Cela peut inclure la définition d’une politique de ressources humaines, d’une procédure claire de recrutement, d’onboarding, plan de développement de compétences… etc. Cette phase de structuration initiale représente la base d’une stratégie de ressources humaines ordonnée et durable. Car oui : un recrutement réfléchi, anticipé, bien préparé et réalisé dans les règles sera primordial pour garantir son succès et ainsi mettre sur les rails les prochains !
Du côté du dirigeant, l’arrivée du premier salarié représente également une transformation profonde. En effet, ce dernier passe du statut de travailleur solitaire à celui d’employeur, endossant ainsi de nouvelles responsabilités légales et administratives. Ce changement de rôle signifie également qu’il doit apprendre à travailler en équipe et à adopter une nouvelle posture : celle d’un manager et de chef d’entreprise ! Cette étape peut donc nécessiter l’acquisition de compétences en leadership et en gestion des ressources humaines pour l’aider à accomplir ces nouvelles missions, pouvant comprendre la tenue d’un entretien annuel d’évaluation par exemple !
Le recrutement d’un premier salarié joue un rôle crucial dans la naissance d’une culture d’entreprise ! Ses valeurs, ses méthodes de travail et ses interactions avec le fondateur ainsi que les clients ou les partenaires aideront à établir les contours de cette culture d’entreprise (qui doit être impulsé également et surtout par le dirigeant !) Cette base influencera les futurs recrutements et la dynamique de l’équipe. En effet, si le premier salarié est enthousiaste, collaboratif et proactif, il ne pourra qu’inspirer un climat de positivité et de productivité pour les nouvelles recrues !
Lorsqu’un dirigeant se lance dans le recrutement d’un premier salarié, il doit accomplir un certain nombre de formalités et suivre plusieurs étapes essentielles. La première de ces étapes sera de choisir la convention collective appropriée à l’activité de l’entreprise.
Une convention collective est un accord négocié au niveau d’une branche professionnelle (ex : restauration, commerce, services, conseils …etc ). Ce texte ajuste les règles du Code du travail sur des points bien précis, en fonction des situations particulières de la branche (salaires minimum, durée périodes d’essai, congés payés, temps de travail, avantages…)
La convention collective applicable à l’entreprise est celle qui correspond à son activité principale, déterminée par son code NAF. A noter que plusieurs conventions collectives peuvent être associées à une entreprise en fonction de la diversité de ses activités. Dans ce cas, le dirigeant devra faire un choix.
La convention collective est un outil fondamental pour encadrer les conditions de travail et offrir des droits supplémentaires aux salariés. Elle fournit également un cadre stable et prévisible pour les employeurs, facilitant ainsi la gestion des relations de travail.
💡 Bon à savoir : Il est fortement recommandé de se faire conseiller dans ce choix stratégique. En effet, la convention collective déterminera les relations futures avec les salariés ainsi que les coûts des charges de personnel, dont les variations peuvent avoir un impact significatif sur les finances de l’entreprise. Pour mettre la stratégie sur les rails, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un DRH externalisé !
Un contrat de travail est un document qui établit la relation entre l’employeur et le salarié. Celui-ci lie ces deux parties et définit leurs droits et devoirs mutuels. Ce document précise les termes et conditions de l’emploi du salarié, y compris les responsabilités, la rémunération, les horaires de travail, les congés … etc
Le contrat de travail peut prendre deux formes :
◉ CDD – Contrat à durée déterminée
◉ CDI – Contrat à durée indéterminée
La rédaction du contrat de travail est cruciale car elle constitue la base de la relation de travail, et ce, tout au long de sa durée. D’autant plus qu’en cas de litige ou de désaccord, ce document servira de référence pour trancher ! Afin de protéger les intérêts des deux parties et garantir une collaboration harmonieuse, il est donc vital de ne pas se tromper dans sa rédaction !
Cette phase nécessite un minimum de préparation et de réflexion en amont. Avant toute chose, il conviendra d’intégrer la fiche de poste préalablement rédigée dans le cadre du recrutement du premier salarié. C’est elle qui permettra de classifier le poste du futur collaborateur et ainsi d’en assurer son bon positionnement dans l’entreprise et sa rémunération.
Par ailleurs, plusieurs éléments devront être visibles sur le contrat de travail, à savoir :
◉ Le type de contrat (CDD / CDI)
◉ L’intitulé du poste et les missions associées
◉ Le type de classification (cadre, agent de maitrise, employé, ouvrier…)
◉ Le coefficient et salaire (en fonction de la convention collective)
◉ Les clauses particulières (non-concurrence, confidentialité, propriété intellectuelle, véhicule de fonction… etc)
◉ Mutuelle et prévoyance
💡 Bon à savoir :
L’employeur devra également recueillir un certain nombre de documents auprès du salarié pour établir le contrat (RIB ; photocopie de la pièce d’identité, et de la carte vitale ; un titre de séjour valide et une autorisation de travail pour les personnes étrangères.)
La DPAE est une déclaration obligatoire qui permet d’informer les différents organismes sociaux de l’embauche (assurance maladie, assurance chômage, retraite complémentaire, etc.) et de déclencher les formalités auprès de diverses administrations comme l’URSSAF et la médecine du Travail.
Cette déclaration est à effectuer sur le site web de l’URSSAF avec votre numéro SIRET et a minima 8 jours avant l’embauche effective du salarié.
Comme évoqué précédemment, la DPAE permet d’affilier le salarié aux différents organismes de protection sociale. Cela lui garantit donc l’accès aux droits sociaux et aux prestations auxquelles il peut prétendre !
Par ailleurs, certains dispositifs d’aides à l’embauche (comme les exonérations de charges pour les jeunes, les seniors, ou les personnes en situation de handicap) requièrent une déclaration préalable à l’embauche pour être validés.
Enfin, si l’entreprise ne réalise pas cette démarche, celle-ci risque une sanction de la part de l’URSSAF !
💡 Bon à savoir :
Comme pour toute jeune entreprise, les finances limitées rendent souvent difficile le recrutement d’un DRH à temps plein pour gérer ces étapes. D’autant plus que cela n’est pas nécessairement pertinent au début pour la gestion d’un seul salarié. Pour mener à bien ces différentes démarches, n’hésitez pas à faire appel à un DRH externalisé qui pourra établir la stratégie à mener et prendre en main de manière ponctuelle et opérationnelle les missions à accomplir.
Lorsqu’un employeur décide d’embaucher son premier salarié en France, plusieurs affiliations obligatoires doivent être réalisées auprès des organismes sociaux. Parmi celles-ci, figurent notamment :
◉ Une caisse de retraite(obligatoire depuis 2018 à l’embauche d’un premier salarié)
◉ Un organisme de mutuelle et de prévoyance
Ne pas effectuer ces démarches expose l’entreprise à des pénalités de la part de l’URSSAF.
Ces démarches nécessitent de respecter un ensemble de formalités précises. L’employeur doit en effet payer les cotisations sociales obligatoires, calculées sur le salaire du salarié, pour financer la sécurité sociale, l’assurance chômage, les retraites et autres prestations sociales.
Pour ce faire, plusieurs étapes doivent être réalisées, à s -avoir :
◉ Déclarer les cotisations sociales:
Cette étape se fait via la DSN (Déclaration Sociale Nominative), à réaliser chaque mois après l’émission du bulletin de salaire.
◉ Adhérer à un service de santé interentreprises (SSTI):
Il est nécessaire de contacter l’un des services de santé interentreprises de votre département, suivre leur procédure d’adhésion et s’acquitter des cotisations requises.
Une fois la déclaration et le paiement des cotisations effectués, l’employeur doit organiser la première visite médicale du salarié, appelée « visite médicale d’embauche », dans les 3 mois suivant son embauche. Cette visite vise à vérifier l’aptitude médicale du salarié pour son poste.
Le registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire dans toutes les entreprises dès l’embauche du premier salarié. Il sert à recenser de manière chronologique les informations suivantes relatives aux salariés de l’entreprise.
Ce registre doit être mis à jour au fil des entrées et des sorties et tenu à la disposition de l’inspection du travail.
Lorsqu’un employeur embauche son premier salarié, il a l’obligation d’afficher plusieurs informations essentielles dans les locaux de l’entreprise. Ces affichages doivent être visibles et facilement accessibles à tous les salariés, par exemple dans la salle de repos.
Ces affichages obligatoires doivent mentionner des informations indispensables concernant la sécurité et les conditions de travail au sein de l’entreprise.
Parmi celles-ci, on retrouve :
◉ Les numéros urgence
◉ Coordonnées de la médecine du travail et le l’inspecteur du travail
◉ Le Service d’accueil téléphonique chargé de la prévention et de la lutte contre les discriminations
◉ La convention ou accord collectif du travail
◉ Les différentes interdictions (interdiction de fumer, de vapoter… etc)
◉ Les consignes de sécurité
etc…
💡 Bon à savoir : Certains affichages obligatoires varient en fonction de l’effectif de l’entreprise. (Ex : affichage d’un règlement intérieur dès 50 salariés) Découvrez la liste complète des affichages obligatoires.
Parmi les affichages obligatoires à réaliser dès l’embauche du premier salarié, figure également le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP). Ce document permet d’identifier les risques liés à l’activité de l’entreprise et de proposer des mesures de prévention adaptées.
Le DUERP doit être mis à jour au moins une fois par an, mais aussi lors de tout changement significatif susceptible d’affecter la sécurité des salariés. Il doit être accessible aux salariés de l’entreprise et également disponible pour consultation lors des visites de l’inspection du travail.
Après avoir accompli toutes les formalités citées ci-dessus, il est essentiel de ne pas oublier la dernière étape tant attendue par votre nouveau collaborateur : celle de réaliser la fiche de paie et de lui verser son paiement !
Une fiche de paie est un document obligatoire attestant du paiement du salaire du collaborateur. Ce document permet à l’employeur de connaître le montant exact du salaire à verser et doit être transmise mensuellement au salarié.
Comme toute procédure avec un premier salarié, la première paie marque le point de départ d’une bonne gestion ! Cette étape nécessite donc une certaine structuration dès le départ pour assurer une paie future fluide par la suite, que ce soit pour le premier salarié ou les suivants.
Réaliser une fiche de paie ne s’improvise pas ! En plus d’être conservés pendant 5 ans, chaque fiche de paie doit mentionner :
◉ Les coordonnées de l’employeur (nom, adresse, numéro SIRET, code APE ou NAF) ;
◉ Les coordonnées du salarié (nom, adresse, numéro de sécurité sociale)
◉ Le type de contrat (CDI, CDD)
◉ La catégorie et la classification professionnelle
◉ Le coefficient de salaire
◉ La convention collective applicable
◉ Les avantages en nature sur la fiche de paie
◉ Le nombre d’heures de travail réalisées
◉ Les cotisations sociales
A noter que la gestion de la paie peut être internalisée ou externalisée. Mais attention ! Quel que soit l’option choisie, et pour être totalement en règle aux yeux de la loi, l’intervention d’un professionnel est requise ! Comme évoqué plus haut, une bonne gestion de paie s’anticipe et se prépare dès l’arrivée du 1er salarié. D’où la nécessité d’être bien accompagné dès le départ !
Une fois la fiche de paie réalisée, il ne restera plus qu’à verser le salaire. Ce dernier doit être fait tous les 30 jours par virement bancaire, chèque (ou dans certains cas, bien que rare, en espèces). En cas d’absence de paiement ou de paiement tardif, l’entreprise encoure un risque d’amende et peut être contrainte de payer des dommages et intérêt !
Recruter son premier salarié représente une étape cruciale dans la vie d’une entreprise, marquant son développement et sa transformation. Au-delà des défis administratifs et légaux, cette démarche impose à l’employeur de structurer ses pratiques de gestion des ressources humaines et de se conformer à un cadre juridique précis. Et pour être en conformité, rien de tel que d’être bien accompagné ! Chez Acting, nos DRH à temps partagé sont à votre disposition, en collaboration avec votre expert-comptable, pour vous accompagner à chacune des étapes et ainsi rendre facile cette première embauche.Contactez-nous !
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