Lecture: 5min – Le 30 novembre 2022
Souvent très attendu par les salariés, l’entretien annuel d’évaluation constitue un temps fort dans l’entreprise. Ce rendez-vous managérial permet de dresser un bilan et de définir les objectifs à atteindre pour l’année à venir. Mais comment se déroule ce type d’entretien et quelles sont les étapes à suivre en tant qu’employeur ? Comment faire de ce moment un levier de performance pour l’entreprise ? Réponses dans notre mode d’emploi !
Réalisé annuellement, l’entretien d’évaluation constitue un moment privilégié entre le manager et son salarié. Ce tête-à-tête professionnel permet de dresser une synthèse du travail réalisé sur l’année, évaluer les compétences du salarié, mesurer les résultats obtenus et définir de nouveaux objectifs à atteindre sur l’année à venir.
Bien que ce rendez-vous soit mené par le manager, l’entretien annuel d’évaluation reste avant tout un dialogue. Partage de son propre bilan, ses points de frustrations, ses attentes, ses projets… le collaborateur a également la parole !
💡Entretien annuel d’évaluation Vs entretien professionnel : quelles différences ?
Contrairement à l’entretien d’évaluation, l’entretien professionnel est obligatoire tous les 2 ans. En dehors de cette périodicité, cet entretien est également imposé à l’issue de certains congés du salarié (maternité, longue maladie, sabbatique…) Ce dernier a pour objectif d’identifier les compétences et d’étudier les perspectives d’évolution professionnelle (ex : formations).
L’entretien annuel est un outil de management très largement utilisé pour détecter les points à améliorer et faire progresser les performances des salariés (il fait d’ailleurs partie des 6 leviers de la Gestion des Ressources Humaines !). Que ce soit du côté du manager ou du salarié, un entretien d’évaluation bien mené multiplie les avantages.
Côté manager, il permet de :
◉ Évaluer l’atteinte des objectifs du salarié sur l’année écoulée
◉ Valoriser les compétences et les points forts
◉ Mettre en lumière les faiblesses et trouver des solutions pour y remédier
◉ Fixer les objectifs de l’année à venir et dresser un plan d’action en fonction
◉ Identifier les évolutions possibles
◉ Motiver, encourager… et fidéliser !
◉ Prendre le pouls du bien-être du salarié et obtenir des feedbacks (problématiques dans le cadre du travail…)
◉ Adapter son cadre de travail
Côté salarié, il permet de :
◉ S’auto-évaluer et prendre du recul
◉ Obtenir un retour objectif sur son travail
◉ Identifier ses faiblesses et les axes d’amélioration
◉ S’exprimer librement, faire part de ses attentes et besoins (augmentation, mobilité, télétravail…)
💡Un dialogue sur le long terme
Même si l’entretien annuel d’évaluation est un moment propice au dialogue, il ne dispense ni l’employeur ni l’employé de communiquer ensemble tout au long de l’année.
Pour faire de l’entretien annuel un moment d’échange constructif entre les deux parties, tout part d’une bonne préparation en amont ! En effet, plusieurs étapes préalables doivent être mises en place par les responsables hiérarchiques afin d’assurer son bon déroulement.
Avant tout, il conviendra d’informer individuellement et par écrit chaque collaborateur de la tenue de cet entretien ainsi que son contenu (objectifs, points abordés, modalités d’évaluation…). Pour aller plus loin et aider le salarié, il est également possible de lui proposer un guide de préparation d’entretien.
En parallèle, l’employeur devra également prévenir les institutions représentatives du personnel, à savoir la direction des ressources humaines et le CSE (comité social & économique).
💡Conseil
Mener une campagne d’entretien annuel ne s’improvise pas ! Idéalement, ce futur rendez-vous professionnel doit être planifié au moins 15 jours à l’avance pour laisser le temps au collaborateur de bien s’y préparé. Bien que d’un entretien dure en moyenne 1h, il est nécessaire de se laisser du temps pour éviter de le réaliser précipitamment ! Ainsi, n’hésitez pas à bloquer un créneau de 1h30 à 2heures dans le cas où les discussions débordent un peu.
Pour cadrer au mieux l’entretien, une grille d’évaluation sera envoyée aux deux parties afin que chacun puisse le remplir par écrit de son côté. Très utile pour guider et structurer les échanges, cet outil permettra de confronter les résultats obtenus et la vision de chacun le moment venu. Bien que cette grille s’adapte en fonction des activités de l’entreprise et des métiers des collaborateurs, elle se décompose généralement en 3 grandes rubriques :
◉ Savoir (connaissances métiers)
◉ Savoir-faire (application des connaissances)
◉ Savoir-être (comportement individuel)
En complément de la grille d’évaluation, le responsable peut également centraliser d’autres documents utiles à la préparation de l’entretien :
◉ L’entretien de l’année précédent
◉ La fiche de poste, dressée lors du processus de recrutement
◉ Les formations suivies au courant des derniers mois
Ces derniers permettront d’avoir une meilleure connaissance de l’historique du collaborateur et de son évolution dans l’entreprise.
Le jour de la rencontre, il convient de suivre un ordre du jour précis et bien cadré pour guider efficacement l’entretien.
L’entretien annuel d’évaluation peut être une source de stress pour le salarié. Pour mettre à l’aise ce dernier et assurer la confidentialité des échanges, il est ainsi recommandé d’opter pour un endroit calme et isolé du reste des équipes. Et pour éviter toute interruption, n’oubliez pas de couper les notifications !
Avant de rentrer dans le vif du sujet, le responsable peut présenter les différents points qui seront abordés au courant de l’entretien. Cette introduction permettra également de donner le ton de l’entretien et de poser un cadre bienveillant. Empathie et écoute seront les deux maitres mots de cette entrevue !
💡Pour ne pas influencer ses réponses et favoriser une écoute active, il est recommandé de privilégier les questions ouvertes et de pas l’interrompre.
Puis, sur la base des éléments cités, le manager livre à son tour sa vision et ses feedbacks, nourris par des exemples ou situations rencontrées au courant de l’année. Au-delà de l’analyse des résultats, cette étape représente le moment idéal pour obtenir des feedbacks sur son environnement de travail ou encore le management.
Une fois l’analyse effectuée, les deux parties se tournent à présent vers l’année à venir et sa feuille de route. Cette étape passe par la fixation des nouveaux objectifs en accord avec la stratégie de l’entreprise et aux compétences du salarié. Et bien entendu ces derniers devront respecter la traditionnelle méthode « SMART » (Spécifiques, mesurables, Ambitieux, Réalistes et Temporellement défini) ! Une fois définis, les deux parties peuvent aborder des pistes de plan d’action pour les atteindre.
L’entretien annuel d’évaluation se clôture par un compte-rendu rédigé par le manager lui-même. Bilan de l’année, points forts, points à améliorer, nouveaux objectifs à atteindre, feedbacks, suggestions… ce document détaille les différents échanges obtenus. Une fois rempli, il sera daté et signé par les deux acteurs puis transmis au service des ressources humaines.
Même si cette rencontre s’effectue une fois dans l’année, il convient de mettre en place un certain suivi pour vérifier que se déroule comme il faut et de réorienter si nécessaire. Il servira également de base d’analyse pour l’année suivante !
Vous êtes managers ou dirigeants et souhaitez mettre en place une campagne d’entretien annuel au sein de votre entreprise ? N’hésitez pas à solliciter un DRH à temps partagé pour vous aider dans ce projet !
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